zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

PIP kontroluje ewidencję czasu pracy

PIP kontroluje ewidencję czasu pracy

20 października 2018

Zarządzanie

Jednym z dwóch obszarów najczęściej kontrolowanych przez Państwową Inspekcję Pracy – obok sfery wynagrodzeń – jest ewidencja czasu pracy. Dla przedsiębiorców to złożone i zarazem czasochłonne działanie, co powoduje, że w ewidencji stosunkowo często zdarzają się uchybienia lub błędy, a te podlegają ustawowym karom finansowym.


W małych i średnich przedsiębiorstwach ewidencja czasu pracy bywa traktowana po macoszemu – z jednej strony przez brak wiedzy o obowiązkach pracodawców, a z drugiej – przez brak odpowiedniego wsparcia informatycznego. Stąd właśnie w mniejszych firmach w ewidencji pojawia się najwięcej błędów. Z kolei w dużych przedsiębiorstwach jednym z częstych problemów jest niedostateczna integracja systemu kadrowo-płacowego z systemem rejestracji czasem pracy.


Najczęstsze przewinienia pracodawców


Do najczęstszych błędów wykrywanych podczas kontroli PIP należy brak prowadzenia ewidencji czasu pracy lub prowadzenie jej w sposób nierzetelny, a także brak informacji o obowiązującym systemie czasu pracy w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszeniu. Innym uchybieniem jest nieustalenie w umowie o pracę osób niepełnozatrudnionych liczby ponadwymiarowych godzin pracy, za które pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia. Ponadto często wykrywane są naruszenia dopuszczalnych norm czasu pracy i niezapewnianie pracownikom odpowiedniej liczby godzin odpoczynku lub dnia wolnego.


Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy?


Należy pamiętać, że ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona dla każdego pracownika oddzielnie. Ma ona umożliwiać prawidłowe ustalenie wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z wykonywaną pracą. Każdy z pracowników powinien mieć odrębną kartę ewidencji czasu pracy w formie papierowej lub elektronicznej. Przepisy nie podają jednak wzoru ewidencji, a jedynie określają celowość informacji, które powinny się w niej znaleźć.


Ewidencja powinna obejmować liczbę godzin spędzonych w pracy, z wyodrębnieniem godzin pracy w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w niedzielę i święta a także w dni wolne. Powinna zawierać informacje o liczbie godzin wykorzystanego urlopu, wykaz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności, a także wykaz dyżurów. Jasno wynika stąd, że wykorzystywane w wielu przedsiębiorstwach listy obecności nie stanowią wystarczającej podstawy do określenia wynagrodzenia pracownika, gdyż nie zawierają wszystkich koniecznych informacji. Dodatkowo, wraz z ewidencją czasu pracy pracodawca zobowiązany jest przechowywać m.in. pisemne wnioski o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny czy zrealizowane wnioski pracownika o zgodę na wyjście prywatne w godzinach pracy.


Należy też pamiętać, że od 1 stycznia 2017 r. przedsiębiorcy mają obowiązek ewidencjonować liczbę przepracowanych godzin w danym miesiącu przez osoby samozatrudnione oraz pracujące na umowy zlecenie. W ich przypadku dostatecznym dokumentem jest oświadczenie o liczbie przepracowanych godzin.


Ewidencję czasu pracy wspierają systemy informatyczne


Nieocenionym wsparciem są systemy informatyczne, które w znacznej mierze automatyzują prowadzenie indywidualnej ewidencji czasu pracy pracowników. Wielką zaletą takich rozwiązań jest bieżąca analiza danych pod kątem zgodności z przepisami prawa pracy i automatyczne wykazywanie niespójności oraz błędów, co daje możliwość ich weryfikacji lub ewentualnej korekty, przed ich wykryciem w trakcie kontroli zewnętrznej. Dodatkowym narzędziem i wsparciem są systemy elektronicznej rejestracji czasu pracy (RCP), które kompleksowo odpowiadają za generowanie danych do ewidencji, analizę harmonogramów, wejść i wyjść, a także czuwają nad przestrzeganiem określonych przepisami norm czasu pracy.


Naruszenia przepisów podlegają karom finansowym


Kodeks Pracy przewiduje karę grzywny od 1 do 30 tys. zł za naruszenie przepisów o czasie pracy, które stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Inspektorzy PIP w razie wykrycia nieprawidłowości mogą nałożyć na przedsiębiorcę mandat w wysokości 2 tys. zł. W przypadku, gdy przedsiębiorca był wcześniej dwukrotnie karany w ciągu dwóch lat od ostatniego ukarania, mandat może wynieść 5 tys. zł. Ponadto inspektor pracy może zwrócić się do sądu z wnioskiem o karę w wysokości nawet 30 tys. zł przewidzianą w Kodeksie Pracy.


Podstawa prawna:

  • Ustawa Kodeks Pracy z dnia 26.08.1974 r. art. 149 (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666),
  • Ustawa Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia z dnia 24.08.2001 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 1713) art. 96.


/*gatedcontent/