zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

Co się zmieni w prowadzeniu akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.

Co się zmieni w prowadzeniu akt osobowych od 1 stycznia 2019 r.

#GotowiNaZmiany

29 czerwca 2018

Legislacja

Obecny rok przyniósł wiele zmian w zakresie ochrony danych osobowych, którymi zarządza pracodawca. To nie jedyne wyzwania, z którymi przyjdzie się zmierzyć firmom zatrudniającym pracowników. Od stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy o elektronicznym przechowywaniu dokumentów. Konsekwencją znowelizowanej ustawy będzie również zmiana rozporządzenia o sposobie prowadzenia akt osobowych pracownika.


Przeniesienie dokumentacji pracowniczej na serwery to wyjście naprzeciw oczekiwaniom pracodawców. Koszty przechowywania dokumentacji w wersji papierowej i uciążliwość odszukiwania danych z wielu lat pracy oraz sporządzania dokumentacji związanej z uprawnieniami emerytalnymi to bardzo czasochłonny aspekt pracy działów kadr.


Co oznacza E-teczka?


Elektroniczna wersja dokumentów pracowniczych będzie w zasadzie odwzorowaniem zgromadzonej dokumentacji z zachowaniem podziału na części A, B i C. Ustawa nakłada jednak na pracodawcę zobowiązanie do zapewnienia poufności, integralności i kompletności dokumentacji elektronicznej. Integralność w tym przypadku oznacza gwarancję, że treść dokumentu nie będzie mogła zostać zmieniona, chyba że jest to wymagane przepisami i jest przeprowadzone w sposób pozostawiający ślad na dokumencie. Dodatkowo oprogramowanie do przechowywania dokumentacji musi gwarantować bezpieczeństwo zgromadzonych na serwerze danych oraz udostępniać dokumenty wyłącznie osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia. Oznacza to dla przedsiębiorców konieczność dostosowania narzędzi informatycznych do wymogów prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej w tym do wymogów RODO, co warto podkreślić w kontekście wejścia w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych 25 maja br.


Papier lub serwer – pracodawca musi wybrać


Wprowadzenie dokumentacji elektronicznej nie będzie związane z datą nawiązania stosunku pracy lub wejściem w życie nowych przepisów. Pracodawca, decydując się na przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, będzie musiał digitalizować akta osobowe wszystkich pracowników. Nie będzie też możliwości przechowywania dokumentacji w formie mieszanej – wszystkie dokumenty dla wszystkich zatrudnionych będą musiały mieć formę papierową lub elektroniczną.


W jaki sposób przeprowadzić digitalizację dokumentacji?


Przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną będzie polegało na zeskanowaniu dokumentów i opatrzeniu ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy w celu potwierdzenia zgodności dokumentu elektronicznego z oryginałem. Pracodawca będzie miał też możliwość powrotu do papierowej formy dokumentacji – ta zmiana również będzie wymagała podpisu na dokumencie potwierdzającego jego zgodność z wersją elektroniczną.


Trwają prace nad nowym rozporządzeniem


Zgodnie z informacją znajdującą się na rządowej stronie Internetowego Systemu Aktów Prawnych, obowiązujący akt wykonawczy dotyczący prowadzenia akt osobowych utraci swoją ważność z dniem 1 stycznia 2019 r. Uchylenie aktualnego rozporządzenia wynika bezpośrednio z wprowadzonej ustawy dotyczącej skrócenia i elektronizacji akt osobowych, która również wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. Oznacza to konieczność przygotowania nowego rozporządzenia – wstępny projekt tych zmian został przedstawiony przez Prezesa Rady Ministrów w dniu 6 listopada 2017 r.


Jakie zmiany przewiduje projekt rozporządzenia?


Głównym celem nowelizacji rozporządzenia jest dostosowanie przepisów do zmian dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w nowej formie i zapewnienia bezpieczeństwa danych pracowniczych odpowiadającego poziomowi bezpieczeństwa danych prowadzonych w formie papierowej. Z tego względu rozporządzenie zawiera szereg wytycznych, którym będą musiały odpowiadać systemy informatyczne do obsługi dokumentacji elektronicznej.


Najbardziej rewolucyjną zmianą przedstawioną w projekcie rozporządzenia jest jednak poszerzenie zakresu danych, które znajdą się w aktach osobowych pracownika. Zgodnie z projektem akta będą się składały z czterech a nie jak dotychczas z trzech części i dodatkowo będą zawierać informacje o ewidencji czasu pracy. Wprowadzenie tej zmiany istotnie wpłynie na objętość akt osobowych przechowywanych w dłuższym okresie czasu. Dotychczas pracodawca był zobowiązany do przechowywania ewidencji czasu pracy przez 3 lata. Jeśli proponowana zmiana wejdzie w życie, będzie to dodatkowy argument przemawiający za wdrożeniem elektronicznej formy przechowywania dokumentacji.





/*gatedcontent/