zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

Jak prowadzić akta osobowe na nowych zasadach?

Jak prowadzić akta osobowe na nowych zasadach?

#GotowiNaZmiany

21 listopada 2018

Legislacja

Początek 2019 r. będzie okresem intensywnej pracy w działach kadr. Rząd pracuje nad nowym rozporządzeniem, które wprowadzi wiele istotnych zmian w dokumentacji kadrowej. Najistotniejsze z nich to zmiana organizacji akt osobowych, uszczegółowienie danych w ewidencji czasu pracy oraz poszerzenie dokumentacji pracowniczej o dodatkowe dokumenty.


Wiele już powiedziano o nadchodzącej z nowym rokiem możliwości zdigitalizowania dokumentacji pracowniczej i skrócenia okresu przechowywania akt. To jednak nie koniec zmian, które czekają pracodawców w 2019 r. Trwają prace nad kolejnymi nowelizacjami, dotyczącymi tym razem zakresu informacji i sposobu ich zorganizowania w przechowywanych aktach.


Akta osobowe – nie trzy, lecz cztery części


Obecnie akta osobowe pracowników składają się z trzech części. W części A przechowywana jest dokumentacja związana z procesem ubiegania się o pracę. Część B składa się z dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia, natomiast część C zawiera dokumentację związaną z zakończeniem stosunku pracy. Planowana zmiana przewiduje wprowadzenie czwartej części, która będzie zawierać informacje o ponoszeniu przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub określonej w innych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Ta zmiana jest elementem dostosowania akt osobowych do obowiązku usuwania zapisów o ukaraniu, które po upływie określonego czasu powinny zniknąć z akt osobowych. Jednak wprowadzenie dodatkowej części to nie jedyna zmiana w organizacji akt osobowych.


Konieczność przeniesienia dokumentów


Wprowadzenie czwartej części akt osobowych spowoduje przesunięcie obecnej części C dotyczącej zakończenia stosunku pracy do części D. Nowy element akt osobowych dotyczący kar zajmie dzisiejszą część C. Oznacza to konieczność przeniesienia zarówno dokumentacji dotyczącej odpowiedzialności z części B do nowej części C, jak również całej części C do części D. Dodatkowo pojawił się zapis, zgodnie z którym orzeczenia dotyczące wstępnych badań lekarskich będą się znajdować w części B, a w części A pozostaną wyłącznie badania z poprzednich okresów zatrudnienia.


Ponadto projektowane zmiany związane z ochroną danych osobowych zmierzają do wprowadzenia zasady minimalizacji danych przechowywanych w aktach osobowych – oznacza to miedzy innymi obowiązek zniszczenia dokumentacji, dla której nie ma uzasadnienia w postaci celów związanych z zatrudnieniem, czyli np. kopii dowodów osobistych. Te wszystkie zmiany spowodują wielką reorganizację w aktach osobowych pracowników i będą wymagać dużego nakładu pracy, zwłaszcza w dużych firmach. Jeżeli przepisy wejdą w życie, pracodawcy będą mieć niewiele czasu na dostosowania swoich programów kadrowych do nowych regulacji.


Dodatkowa dokumentacja i potwierdzanie harmonogramu czasu pracy


Najbardziej zaskakującą zmianą w projekcie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej jest wprowadzenie wymogu przechowywania potwierdzenia przez pracownika odbioru harmonogramu pracy. Jest to nowy, pracochłonny dla pracodawców obowiązek, wymagający wdrożenia procedur comiesięcznego potwierdzania przez pracowników otrzymania tych dokumentów. Z projektu rozporządzenia wynika również, że ewidencja czasu pracy będzie musiała określać dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy – ma to na celu umożliwienie kontroli przestrzegania przepisów w zakresie nadgodzin, odpoczynku dobowego itp. Kolejną nowością jest obowiązek przechowywania w aktach osobowych skierowań na badania wstępne, okresowe i kontrolne.


Czy ewidencję czasu pracy trzeba będzie przechowywać przez 10 lat?


Zmiany w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej oraz projekt nowelizacji Kodeksu pracy wskazują na to, że ewidencja czasu pracy stanie się elementem dokumentacji pracowniczej. W związku z tym pojawiają się wątpliwości w kwestii wydłużenia okresu przechowywania dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy. Dotychczas pracodawcy przechowywali ewidencję czasu pracy przez okres trzech lat – do momentu wygaśnięcia roszczeń z tytułu należności za pracę. Wprowadzenie dodatkowych zmian w przepisach zrodziło jednak obawy, że ewidencje czasu pracy zostaną zrównane pod względem okresu przechowywania z aktami osobowymi. Wydłużenie okresu przechowania tych dokumentów miałoby ważne skutki związane z koniecznością archiwizowania bardzo dużej liczby dokumentów – byłby to dodatkowy, potężny argument do rozważenia prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej.


Wejście nowych przepisów w życie


Obecnie obowiązujące rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej straci moc z dniem 1 stycznia 2019 r. Prace nad projektem nowego rozporządzenia nadal trwają. Część zmian dotyczących ochrony danych osobowych będzie również zawarta w znowelizowanym Kodeksie pracy – proces legislacyjny związany z tą ustawą ma się zakończyć w listopadzie. Oznacza to dla pracodawców wprowadzenie bardzo dużej liczby zmian które zostaną ogłoszone dopiero pod koniec roku. Ustawodawca przewiduje wprowadzenie okresu przejściowego, który będzie trwał sześć miesięcy, licząc od dnia wejścia w życie nowych przepisów, czyli od 1 stycznia 2019 r. Obowiązek transformacji akt osobowych do nowego schematu będzie dotyczyć wszystkich pracowników zatrudnionych w momencie wejścia w życie nowych przepisów. Nadchodzące zmiany są największą przebudową w organizacji dokumentacji pracowniczej od wielu lat i będą wymagać od pracodawców przygotowania działów kadr i systemów informatycznych do wielu nowych wymagań.

/*gatedcontent/