zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

E-zwolnienia lekarskie zastąpią papierowe L-4 od lipca 2018

E-zwolnienia lekarskie zastąpią papierowe L-4 od lipca 2018

20 października 2018

Legislacja

Podpisana przez prezydenta nowelizacja ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wprowadza do powszechnego stosowania elektroniczne zwolnienia lekarskie. Od 1 lipca 2018 roku zastąpią one zwolnienia w formie papierowej. Pracodawcy muszą przygotować się na tę zmianę.


Zasadniczą zmianą wprowadzoną przez znowelizowane przepisy jest przeniesienie odpowiedzialności za dostarczenie zwolnienia lekarskiego z pracownika na pracodawcę. Nowe przepisy wymagają od pracodawcy pobieranie zwolnień za pośrednictwem portalu PUE ZUS. Jest to dodatkowy obowiązek, ale eliminuje on problemy takie jak zbyt późne dostarczenie zwolnienia przez pracownika i wynikające stąd dalsze konsekwencje.


Cyfryzacja obiegu zwolnień lekarskich


Elektroniczne zwolnienia nie są nowością. Funkcjonują od początku 2016 roku, jednak obecnie stanowią zaledwie 3% wystawianych druków ZLA. Obligatoryjne ich wprowadzenie stawia pracodawców przed koniecznością uzyskania dostępu do portalu PUE ZUS oraz dostosowania używanych systemów informatycznych kadrowo-płacowych, w których będą przetwarzane i archiwizowane zwolnienia. Co istotne, profil w portalu PUE ZUS może założyć jedynie osoba fizyczna, stąd też pracodawca musi wyznaczyć konkretnego pracownika, który będzie upoważniony do pobierania danych z portalu, a jednocześnie odpowiedzialny za bieżące ich pozyskiwanie. Należy pamiętać, że po zmianie przepisów to od pracodawcy zależeć będzie terminowość odebrania zwolnienia.


Plusy cyfryzacji obiegu zwolnień lekarskich


Pomimo wprowadzenia dodatkowego obowiązku związanego z odbieraniem e-zwolnień z portalu i konieczności dostosowania systemów informatycznych, zapowiadane zmiany wśród specjalistów ds. kadr i płac oceniane są najlepiej spośród ostatnio wprowadzanych przepisów kadrowych. Istotną zaletą wprowadzenia e-zwolnień jest eliminacja problemów związanych z niedostarczeniem lub zbyt późnym dostarczeniem zwolnienia lekarskiego przez pracownika oraz wynikających stąd konsekwencji. Wyeliminowane zostaną sytuacje, w których pracownik rozstający się z firmą otrzymał wynagrodzenie w pełnej wysokości bez uwzględnienia zwolnienia, którego nie dostarczył na czas oraz kłopoty z odzyskaniem nadpłaconego wynagrodzenia.


Nowelizacja wymuszając zmiany w systemach kadrowo-płacowych jednocześnie przyczyni się do automatyzacji obsługi zwolnień lekarskich, także poprzez możliwość wystawiania i przesyłania druków ZUS Z-3 za pośrednictwem portalu PUE ZUS. Ułatwi to obsługę dokumentacji w przedsiębiorstwach zatrudniających mniej niż 20 pracowników.


Dodatkowym atutem wprowadzanych zmian będzie większa kontrola nad zwolnieniami wystawianymi na pracodawcę. Z jednej strony będzie on miał dostęp do pełnej historii zwolnień lekarskich, a z drugiej – łatwiej będzie mógł kontrolować nadużywanie zwolnień przez pracowników. Poprzez platformę PUE ZUS pracodawca będzie mógł złożyć wniosek o kontrolę prawidłowości wystawienia zwolnienia.


Zwolnienia papierowe tylko w określonych przypadkach


Papierowe zwolnienie lekarz będzie mógł wystawić, jeśli pojawią się problemy z łączem internetowym. Z kolei jeśli pracodawca nie będzie miał utworzonego profilu na platformie PUE ZUS, będzie musiał powiadomić pisemnie pracownika w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu o obowiązku dostarczenia mu zwolnienia lekarskiego w formie papierowej, opatrzonego pieczątką i podpisem lekarza. W sytuacji, gdy pracodawca uzyska dostęp do platformy PUE ZUS, również będzie musiał o tym poinformować pracownika w formie pisemnej w ciągu 7 dni.


Dostosowanie się do planowanych zmian będzie stanowiło dla działów kadr i płac pewne wyzwanie, jednak w dłuższej perspektywie nowelizacja przepisów usprawni i ułatwi ich pracę.



/*gatedcontent/