RODO w marketingu: czy otrzymanie wizytówki uprawnia do wysłania oferty handlowej? Czy zgodnie z RODO dane zapisane na wizytówce stanowią dane osobowe? Czy pozyskanie wizytówki od osoby poznanej w trakcie konferencji lub spotkania biznesowego upoważnia kogokolwiek z firmy, by przesłać takiej osobie ofertę? Czy osobom, które wcześniej zgłosiły chęć otrzymywania newslettera, można dodatkowo wysłać mailing lub propozycje współpracy?

Przedsiębiorcy mają mnóstwo wątpliwości i mnożą pytania zależnie od wdrożonej strategii marketingowej. Wątpliwości są uzasadnione, ponieważ RODO zmienia uwarunkowania, w jakich można prowadzić komunikację z potencjalnymi klientami.

Dane gromadzimy w określonym celu i adekwatnie do niego RODO wprowadza m.in. zasadę minimalizacji danych, czyli konieczność gromadzenia i przetwarzania danych tylko w takim zakresie, jaki jest niezbędny do realizacji jasno określonego celu (art.5 ust.1 pkt c). Cel taki musi być prawnie uzasadniony, przy czym dla marketingu bodajże najważniejszy zapis zawarto w motywie 47 preambuły, który mówi, że przetwarzanie do celów marketingu bezpośredniego jest przetwarzaniem w prawnie uzasadnionym interesie administratora (firmy). Firmy nie powinny więc przechowywać danych, które nie są im bezwzględnie potrzebne do realizacji konkretnych działań marketingowych. Ważne jest też, by po realizacji celu, w jakim dane osoby fizycznej zostały pozyskane, nie przetwarzać tych danych do innych celów.

Jeśli więc firma pozyskała adresy e-mail od osób zainteresowanych jej newsletterami i uzyskała od tych osób zgody na ich przesyłanie, w żadnym wypadku nie może wykorzystać tych samych adresów do innych celów. Nie może przesyłać ofert handlowych lub mailingów zawierających oferty czy inne informacje promocyjne. Zgoda musi być wyraźna, a jej uzyskanie trzeba umieć udowodnić Działania marketingowe wymagają wyraźnej zgody osoby, wobec której są podejmowane, a administrator powinien móc udowodnić, że zgodę taką pozyskał i że wypełnił obowiązek informacyjny.

RODO dopuszcza ustną formę oświadczenia zgody na przetwarzanie (patrz motyw 32). Jednak dla firmy taka forma jest trudna do udokumentowania i ewidencjonowania. Jeśli bowiem zaistnieje spór, w przypadku którego osoba wyrażająca ustnie zgodę tego nie potwierdzi lub nie będzie tego pamiętać, firma będzie na straconej pozycji. Dlatego administratorzy powinni dokładać wszelkich starań, by zgody ewidencjonować i potwierdzać na piśmie lub w formie cyfrowych zapisów.

Co zrobić z wizytówką?

[tweet]Pozyskanie wizytówki od poznanej osoby nie upoważnia firmy do formowania na tej podstawie marketingowych baz danych.[/tweet] Wyjątkiem może być sytuacja, w której osoba dająca wizytówkę wyraźnie prosi, by przesłać jej określone informacje lub by skontaktować się z nią i kontynuować rozmowę. W takiej sytuacji mówimy o ustnej zgodzie, która dopuszcza działania firmy jedynie w takim zakresie, w jakim zostało to ustalone podczas wymiany wizytówek. Jeżeli natomiast firma na podstawie posiadanych i zbieranych wizytówek prowadzi aktywność marketingową bez zgody osób będących adresatami tych działań, robi to nielegalnie i naraża się na wysokie sankcje. Tłumaczenie, że działania prowadzone są na podstawie zgody dorozumianej, będą bezpodstawne i uznane za niezgodne z RODO.