zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

3 cenne porady jak składać formularze do ZUS na nowych zasadach

3 cenne porady jak składać formularze do ZUS na nowych zasadach

#GotowiNaZmiany

05 listopada 2018

Legislacja

Długo wyczekiwana zmiana okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej wreszcie nadeszła. Od 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorcy będą mieli możliwość skrócenia okresu archiwizacji dokumentów z 50 do 10 lat, jednak tylko jeśli spełnią wymogi związane z dostarczeniem do ZUS odpowiednich raportów.


Skrócenie okresu przechowywania przez pracodawców dokumentacji pracowniczej do 10 lat będzie możliwe, tylko pod warunkiem dostarczenia do ZUS wszystkich informacji niezbędnych do ustalania wysokości świadczeń. W tym celu od 1 stycznia 2019 r. zostaną wdrożone nowe miesięczne raporty ZUS RPA ze znacznie szerszym zakresem danych przekazywanych przez pracodawców za wszystkich pracowników. Pojawią się również nowe raporty ZUS RIA i ZUS OSW, które umożliwią przekazanie brakujących danych za lata 1999 – 2018.


Kogo obejmie skrócony okres archiwizacji dokumentów?


Możliwość skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych do 10 lat obejmie:


  • pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
  • pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., ale tylko pod warunkiem przekazania do ZUS:
    • oświadczenia ZUS OSW,
    • raportu informacyjnego ZUS RIA.

Uwaga! Nie będzie możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, jeśli zatrudnienie nastąpiło przed dniem 1 stycznia 1999 r., nawet jeśli zatrudnienie trwało po tej dacie. W takich przypadkach pracodawców będzie nadal obowiązywał 50-letni okres przechowywania dokumentacji.


Nowe obowiązkowe druki ZUS i konieczne zmiany w programach kadrowo-płacowych


Rozszerzenie zakresu informacji przekazywanych do ZUS będzie się wiązało z wdrożeniem nowych formularzy ZUS, i w związku z tym koniecznością dostosowania programów kadrowo-płacowych do nowych wymogów.


O ile decyzja o przekazaniu raportów za lata 1999 – 2018 będzie dla przedsiębiorców dobrowolna, to obowiązek przekazywania nowego zakresu informacji od stycznia 2019 r. będzie już obowiązywać wszystkich pracodawców. Pojawi się zupełnie nowy raport ZUS RPA i zmienią się w sposób istotny obecne deklaracje ZUS DRA oraz ZUS ZWUA. W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji oprogramowania u każdego pracodawcy.


Warunki skrócenia archiwizacji dokumentów pracowników z lat 1999 – 2018


Przedsiębiorcy, którzy będą chcieli skrócić okres przechowywania danych pracowników zatrudnionych w latach 1999 – 2018, będą dodatkowo musieli przesłać do ZUS nowe deklaracje ZUS OSW i ZUS RIA. Złożenie tych dokumentów jest dla pracodawców dobrowolne. Jeśli dokumenty te nie zostaną złożone, dokumentację pracowników zatrudnionych przed 2019 r. będzie trzeba przechowywać przez 50 lat i przekazywać na żądanie pracownika dane konieczne do ustalenia wysokości świadczeń.


Decydując się jednak na przekazanie tego obowiązku do ZUS, pracodawca będzie musiał złożyć w dowolnym terminie oświadczenie na druku ZUS OSW o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. w ciągu roku od dnia złożenia tego oświadczenia.


Drugim krokiem będzie złożenie raportów ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych w ww. okresie. Trzeba podkreślić, że wzory tych druków nie są jeszcze dostępne, ZUS podał jedynie zakres danych, które będą wymagane w nowych drukach wraz z informacją, że raport będzie zawierał dane analogiczne jak przygotowywane do wniosków w sprawie przyznawania świadczeń.


Uwaga: Bardzo ważne jest dotrzymanie rocznego terminu dostarczenia tych raportów pod rygorem przechowywania dokumentacji nadal przez 50 lat!


Aktualizacja programu Płatnik i portalu PUE ZUS


Konieczność wdrożenia zmian w formularzach będzie się wiązała również z aktualizacją programu Płatnik. Oprócz nowych deklaracji pojawią się również słowniki i mechanizmy weryfikacji wprowadzanych dokumentów, które będą sygnalizować możliwe błędy w formularzach. Dodatkowo pojawi się również licznik dni, jakie pozostały do ostatecznego terminu złożenia raportów ZUS RIA. Według założeń również portal PUE zostanie wzbogacony o listę pracowników, za których jeszcze nie zostały złożone raporty ZUS RIA. Zakładane aktualizacje wskazują na bardzo istotną kwestię terminowego złożenia całej wymaganej dokumentacji i z pewnością bardzo ważnym wsparciem dla działów kadr w tym okresie będzie możliwość skorzystania z odpowiedniego oprogramowania, które ułatwi ten proces.


Nasza porada:

3 kroki jak przygotować się do złożenia nowych druków ZUS


  1. Zapewnij odpowiednie oprogramowanie, które będzie współpracować z nowym programem Płatnik i przekazywać dane niezbędne do prawidłowego przygotowania nowych deklaracji ZUS RPA, zaktualizowanych deklaracji ZUS DRA oraz ZUS ZWUA.
  2. Daj pracownikom dostęp do portalu PUE ZUS w celu ułatwienia kontroli przebiegu procesu składania raportów ZUS RIA.
  3. Przeanalizuj i zaplanuj prace związane ze składaniem raportów ZUS RIA i dostosować daty złożenia oświadczenia ZUS OSW w terminie umożliwiającym wywiązanie się z tego obowiązku w ciągu roku od dnia oświadczenia.




/*gatedcontent/