zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

7 kroków do wybrania optymalnego systemu ERP


7 kroków do wybrania optymalnego systemu ERP

03 czerwca 2015

Zarządzanie

1. Miej przejrzystą strategię dotyczącą systemu ERP


Twoja organizacja potrzebuje jasnej wizji podejmowanego przedsięwzięcia oraz tego, co system może i powinien oferować.


Opracowanie tej strategii można potraktować jako fazę początkową całego projektu. W strategii należy sprecyzować zakres (funkcjonalny, organizacyjny i geograficzny), przewidywane koszty i korzyści, technologię oraz wszelkie inne ograniczenia.


2. Zbierz zespół projektowy


Zespół projektowy odpowiedzialny za wybór systemu powinien reprezentować wszystkie najważniejsze wewnętrzne strony, których system będzie dotyczył.


Pomoże to uniknąć subiektywnej definicji wymogów i będzie również sprzyjać przejściu na nowy system. Zespół odpowiedzialny za wybór projektu może po zakupie systemu przekształcić się w trzon zespołu wdrożeniowego.


3. Przygotuj wszystkie dokumenty zamówienia


W trakcie procesu selekcji upewnij się, że uzyskałeś od sprzedawców poniższe informacje:

  • Jaki jest dokładny koszt rozwiązania
  • Czy system zaspokaja potrzeby Twojej działalności
  • Jakość dostawcy oprogramowania oraz wdrożenia
  • Wszelkie ograniczenia – np. technologia; możesz potrzebować konkretnej platformy ze względu na swoją wewnętrzną bazę umiejętności informatycznych; możesz potrzebować rozwiązania opartego o chmurę.

4. Przeprowadź ustrukturyzowane prezentacje


Na pewnym etapie procesu selekcji trzeba będzie obejrzeć prezentacje systemów z listy potencjalnych dostawców. Aby porównać podobny z podobnym należy prawidłowo zaplanować ten proces.


Przygotuj i rozdaj precyzyjne wytyczne dotyczące prezentacji zapewniające, że zademonstrowane zostaną kluczowe obszary funkcjonalne, mające dla Ciebie znaczenie. Powinny one obejmować wymogi będące wyróżnikami, lecz powinny również zapewniać poznanie szerszego obrazu działania systemu, jak również jego "wyglądu i odczucia".


Należy tak zaplanować czas trwania poszczególnych części demonstracji, aby mieć pewność, że sprzedawcy nie poświęcą całego czasu na prezentowanie dobrze działających części systemu, pomijając jego słabe strony. Zespół projektowy powinien przeprowadzić szczegółową ocenę prób, aby zapewnić, że wszystkie aspekty zostaną uwzględniane w końcowym porównaniu.


5. Sprawdź referencje


Choć w dokumentach zakupowych poprosisz o przykładowe referencje, ważne jest sprawdzenie niektórych z tych referencji w formie wizyt lub telekonferencji w trakcie kolejnych etapów procesu selekcji.


Wizyta lub telekonferencja powinna odbywać się bez udziału sprzedawcy w celu zapewnienia uzyskania rzetelnych informacji (lecz powinna zostać przez niego umówiona).


6. Nie zapomnij o partnerze wdrożeniowym


Na każdym etapie procesu należy oceniać zarówno partnera wdrożeniowego, jak i sam system.


Partner wdrożeniowy będzie z Tobą ściśle współpracował przy wdrożeniu i najprawdopodobniej będzie udzielał wsparcia systemu po uruchomieniu. Funkcjonalnie bogaty system słabo wdrożony może zapewniać mniej korzyści i powodować więcej problemów, niż dobrze wdrożony system z lukami funkcjonalnymi.


7. Uważaj podczas finalizacji umowy


Po wybraniu preferowanego sprzedawcy należy sfinalizować dokumentację umowy.


Zalecamy przekazanie dokumentów kontraktowych umowy ramowej do weryfikacji działowi prawnemu, ponieważ zwykle są one napisane językiem prawniczym i zawierają uregulowania takich kwestii jak odbiór oprogramowania, prawa własności intelektualnej, poufność, odpowiedzialność, ubezpieczenie, gwarancje i rozstrzyganie sporów.


Oprócz umowy ramowej powinna również istnieć powiązana dokumentacja dotycząca zestawienia prac, umów na oprogramowanie, umów konsultingowych i umów wsparcia. Uważnie przejrzyj te dokumenty, aby mieć jasność w kwestii odpowiedzialności za dostawę poszczególnych elementów i terminy. Sprzedawca może założyć, że Ty ponosisz odpowiedzialność za coś, za co według Ciebie nie powinieneś jej ponosić. Niejasny zakres odpowiedzialności jest częstą przyczyną konfliktów podczas wdrożenia.


O ile większa część powyższej konstrukcji stanowi generalnie dobrą praktykę zakupową, niektóre szczegóły będą wymagać doświadczenia i wiedzy w zakresie ERP, aby uniknąć pułapek. Zalecamy skorzystanie z niezależnej pomocy zewnętrznej, jeśli Twoja firma nie posiada odpowiedniego doświadczenia. Przeprowadzenie dobrze zaplanowanej selekcji pomoże wybrać odpowiednie rozwiązanie ERP oraz zminimalizować ryzyko wdrożenia.