zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

08 marca 2018

Prawo do usunięcia danych w księgowości


Już od 25 maja 2018 r. działy księgowe i finansowe będą musiały zmierzyć się z nową rzeczywistością w odniesieniu do ochrony danych osobowych klientów i kontrahentów. Jednym z gorących tematów dotyczących RODO jest kwestia tzw. prawa do zapomnienia, czyli prawa do żądania usunięcia danych. Czy wiesz, co powinieneś zrobić, gdy Twój kontrahent lub klient zwróci się do Ciebie z takim żądaniem? Czy wiesz, w jakich sytuacjach możesz pozostawić jego dane?

W myśl RODO prawo do bycia zapomnianym może być skutecznie zrealizowane, jeśli spełniony jest jeden z poniższych warunków (art. 17 ust. 1):

  1. Dane nie są już niezbędne do realizacji celu, w jakim je zebrano.
  2. Osoba wycofała zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych i nie istnieją inne podstawy prawne do kontynuacji przetwarzania.
  3. Osoba sprzeciwia się przetwarzaniu jej danych i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania.
  4. Osoba sprzeciwia się przetwarzaniu jej danych osobowych na potrzeby i w zakresie marketingu bezpośredniego (w tym profilowania).
  5. Przetwarzanie danych nie było zgodne z RODO lub innymi przepisami prawa.
  6. Dane osobowe zostały zebrane w nawiązaniu do oferowania usług społeczeństwa informatycznego bezpośrednio osobom poniżej 16 lat (w Polsce przyjęty zostanie limit 13 lat).

Jednak działy finansowe i księgowe w firmach przechowują nie tylko dane osobowe. W większości przypadków w grę wchodzi także przechowywanie danych podatkowych, dotyczących rachunkowości i księgowości, a także danych kadrowych.

Szkolenia RODO dla pracowników biur rachunkowych i działów kadr

Kwestie przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej regulują ustawy podatkowe oraz ustawa o rachunkowości. Najważniejsze dokumenty, które przedsiębiorstwa są zobligowane do przechowywania na mocy przepisów prawa podatkowego, to:

  • podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR),
  • ewidencje sprzedaży,
  • rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
  • deklaracje,
  • dowody księgowe (potwierdzenia sprzedaży, zakupów, pozostałych wydatków związanych z działalnością gospodarczą),
  • dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury),
  • kopia rocznego zeznania podatkowego.

Opisane powyżej dokumenty stanowią główne dowody podczas kontroli skarbowych lub podatkowych. Dlatego ważne, by były przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.

Regulacje wynikające z innych ustaw nakazują przechowywanie dokumentów przez określony czas, niezależnie od wytycznych RODO. Na przykład art. 74 ust. 1 i 2 Ustawy o rachunkowości nakazuje, by księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne czy karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przechowywać co najmniej przez okres pięciu lat.

Z kolei dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym ustawa nakazuje przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym transakcje dokumentowane wspominanymi dowodami zostały zakończone, rozliczone, spłacone lub przedawnione.



Sage

Spełniasz
wymogi
RODO?

Sprawdź



Przechowywanie danych pracowniczych reguluje Kodeks pracy, który nakazuje obecnie przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. W 2019 r. wejdą w życie przepisy skracające ten czas do 10 lat. Zatem także w sytuacji, gdy były pracownik zwróci się do nas z prośbą o usunięcie danych, będzie to możliwe dopiero po upływie okresu ustawowego.

W przypadku zwrócenia się do działu księgowego w firmie bądź biura rachunkowego np. byłego kontrahenta z żądaniem usunięcia danych osobowych, przedsiębiorca będzie zobligowany do spełnienia tego żądania w zakresie, w jakim nie wkracza ono na pole dokumentacji podatkowej.

Wskazane będzie zatem usunięcie danych byłego kontrahenta z historii korespondencji bądź innej dokumentacji, np. związanej z marketingiem, ale już np. dokumentację ewidencjonującą sprzedaż do tego partnera lub ewidencje zakupów z mocy ustawy o rachunkowości należy pozostawić w archiwum. Dla celów dowodowych zaleca się także zachowanie żądania przez kontrahenta usunięcia danych.





/*gatedcontent/