zadzwoń:

22 455 56 01

Jeżeli potrzebujesz pomocy odwiedź nasze:

Centrum Wiedzy

lub

Zadzwoń 

Jeśli masz pytanie

zadzwoń:

22 455 56 00

lub

Wypełnij formularz kontaktowy

Oddzwonimy do Ciebie 

 

Każdego roku ustawodawca przygotowuje ponad

25 000 stron aktów prawnych

Podpowiemy Ci, jak poradzić sobie w gąszczu tak często zmieniających się przepisów. 

Zapisz się na Newsletter Prawny Sage

09 stycznia 2017

Już czas na powszechne faktury elektroniczne

Faktury elektroniczne stosowane są w obrocie gospodarczym w Polsce od wielu lat. Przepisy prawne zostały w 2011 zdecydowanie uproszczone, zniesiono ograniczenia i obecnie faktury elektroniczne są traktowane w sensie prawnym i dowodowym dokładnie tak samo jak dokumenty papierowe. A masowi dostawcy usług np. firmy telekomunikacyjne przyzwyczaiły już klientów do przesyłania faktur w postaci elektronicznej. O co zatem chodzi z tym wprowadzaniem faktur elektronicznych?

expert2

W praktyce nie wygląda to tak dobrze. Najnowsze dostępne statystyki o przedsiębiorstwach dokonujących transakcji z wykorzystaniem elektronicznej faktury w 2015 są porażające. Do wystawiania przynajmniej części faktur w postaci elektronicznej przyznaje się 50,5% przedsiębiorstw (to jeden z najgorszych w Europie wyników), mimo że mamy w Polsce znakomitych programistów i swobodny dostęp do potrzebnych technologii. Co więcej w innych przykładach zastosowania technologii informatycznych w biznesie jesteśmy bezsprzecznie liderami w Europie np. w obsłudze elektronicznych płatności.


Faktury nie do końca elektroniczne

Statystyki podają, że 12,8% ogółu przedsiębiorstw ma świadomość, że wystawia faktury elektroniczne w formie nienadającej się do automatycznego przetwarzania przez odbiorcę np. jako e-mail z załącznikiem w formacie pdf. Z perspektywy odbiorów faktury wygląda to jeszcze gorzej - tylko 6,4% firm potwierdza, że otrzymuje faktury elektroniczne nadające się do automatycznej ewidencji w systemach finansowo-księgowych. To jest powodem, że służby księgowe bronią się przed przyjmowaniem faktur elektronicznych, unikając udzielania zgody na otrzymywanie faktur w tej formie. W tej metodzie obsługi faktur elektronicznych korzyści osiągają głównie wystawcy, redukując koszty wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur. Natomiast koszty po stronie odbiorcy mogą być przy zastosowaniu metody „elektronicznego obrazu faktury” nawet wyższe niż w przypadku obsługi tradycyjnych papierowych faktur.

Taka faktura wcale nie jest elektroniczna. Przedsiębiorca jedynie otrzymał ją w postaci elektronicznej. Natomiast to, co musi zrobić księgowa czy właściciel mikrofirmy, to osobiście przepisać dane z dokumentu do komputera. Faktura powinna być wystawiona przez sprzedawcę w taki sposób, aby komputer nabywcy automatycznie wczytał potrzebne dane. Prawdziwych faktur elektronicznych, czyli takich, które są odczytywane automatycznie i rejestrowane w programach księgowych mamy w obrocie bardzo niewiele.


Centralny Rejestr Faktur coraz bliżej

Nadchodzą jednak zmiany, centralny rejestr faktur zapowiadany przez Ministerstwo Finansów ma szansę uporządkować i upowszechnić prawdziwe faktury elektroniczne. Pomysł  polega na tym, że wystawiając fakturę kontrahentowi, wystawia się ją w postaci elektronicznej nadającej się do odczytania, a później przesyła na serwery Ministerstwa Finansów. Jest to dobre rozwiązanie, ponieważ ma ono szansę realnie ograniczyć gigantyczną szarą strefę, która funkcjonuje w obrocie gospodarczym, głownie w obszarze wyłudzeń VAT.


Elektronizacja podatków korzystna dla firm?

Z tego powodu pomysł popierają przedsiębiorcy, którzy uczciwie płacą wszystkie zobowiązania finansowe, a są wypychani z rynku przez konkurentów oszukujących na podatkach. Z jednej strony zostaną ukrócone przestępstwa podatkowe, z drugiej - powstanie porządny obrót prawdziwych elektronicznych faktur takich, które można odczytać i ująć w ewidencji automatycznie. Niestety pociągnie to za sobą pewne koszty, nie tylko finansowe ze względu na konieczność dostosowania systemów i procesów obiegu dokumentów, ale również koszty społeczne.

Do upowszechnienia prawdziwych faktur elektronicznych warto się już dzisiaj przygotować, zdobywając wiedzę i zmieniając nawyki. Warto pomyśleć o całym procesie obsługi faktur zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy faktur, tak aby nie dać się zaskoczyć nadchodzącymi i nieuniknionymi zmianami. Zmiany te warto wręcz wykorzystać do zwiększenia efektywności przedsiębiorstw.


Bogdan Zatorski, ekspert Sage